甘肃煤田地质局综合普查队成立于1975年。作为一支以物探、测绘为主要业务的专业地勘队，该队在近50年的风雨历程中不断发展壮大，发展变化日新月异，办公地点也从最初天水市皂郊镇山脚下的4层办公楼，发展到现在市中心的19层地球物理勘查科研基地。在普查队的发展历程中，档案室是最具“话语权”的见证者。
普查队自建队以来，先后设置4间、面积共432.5平方米的档案室，包含老基地档案室及科研基地15楼档案室、15楼涉密档案室、17楼资料室等。档案室配有专职管理人员，现存纸质档案资料2200余卷、电子档案资料（光盘）1700余张、照片资料1200余张，现有磁盘阵列容量80TB。
普查队认真贯彻落实党和国家档案工作方针政策，围绕地质科技档案、干部人事档案、行政档案和经营建设任务等重点工作，不断完善档案管理体制机制，充分发挥档案工作存史、资政、育人重要作用。近年来，该队各级领导和干部职工档案安全意识明显提升，档案管理软硬件设施进一步完善，档案室紧抓发展机遇，锐意担当、潜心耕耘，档案管理工作取得了显著成效。
立足守档本职 建强制度体系
地质档案资料是国家重要的基础性信息资源，是开展矿产资源开发、工程建设、抗震救灾、抗旱找水等工作的重要数据支撑。普查队坚持依法依规治档，通过定制度、强监管，逐步建立健全与全队各项事业发展相适应的档案工作制度体系。队设立档案室之后，相继下发《档案管理制度》《地质科技档案、资料管理制度》《测绘成果保密管理制度》等，2020年以来多次修订各项制度。各类档案管理制度中包含档案室管理、库房管理及档案保密、交接、归档、借阅、统计、鉴定、销毁等相关规定，为实现档案科学安全管理和有效开发利用奠定了良好基础。多年来，普查队档案工作各项规章制度不断完善，重点领域档案的管理与监管力度不断加强，档案治理体系不断优化，档案治理效能显著提升，档案工作迈上了规范化、制度化管理的良性轨道。
立足科学归档 确保应归尽归
普查队深入学习贯彻习近平总书记对档案工作重要批示精神，牢记“档案工作姓党”，认真履行为党管档、为国守史、为民服务神圣职责。宝贵的档案资料是全队近50年来优秀工作成果的结晶，意义重大。虽经几次搬迁，但在搬迁过程中都实现了资料零损耗，有效保障了档案安全。
在皂郊老基地办公时期，普查队档案室仅84平方米，储存资料800余卷。2021年11月，普查队科研基地建成投入使用后，该队在17楼设置资料室，用于存储地质科技档案。全队各部门集中力量，将主要资料从皂郊镇老基地搬运至科研基地资料室。经清点、整理、打包、装车，重要资料全部编号收入库中，其余文书档案资料暂由各部门保管。
为了扩大档案存储容量，规范管理，保障档案安全，2022年，普查队决定设置一个面积更大、设施更加齐全的档案室。2023年10月，科研基地15楼档案室建成并投入使用。新建档案室面积273.9平方米，设有库房、办公整理阅览室、数字化存储室等。库房内配有6组密集柜，密集架总长2106米，同时配备了不间断电源设备、智能型恒湿消毒净化一体机、全封闭防盗门窗、漏水报警系统、遮光阻燃窗帘、防护栏等设施设备，在智能化、安全防护设备上实现了创新进步。
新的档案室投入使用后，各职能部门将暂存于部门的所有文书档案资料清点、编号、分类、整理并入库上架。目前密集架已使用900多米，储存物探测绘等技术资料1800余卷，收集专业技术资料560余卷，人事、行政、财务、基建等档案1300余卷，与老基地档案室相比，存量实现了跨越式增长。
立足档案安全 筑牢保密防线
事以密成，语以泄败。保密工作是党和国家的一项特殊重要工作，关系国家安全、经济发展和社会稳定。地质资料是着手开展地质工作的前提和依据，地质资料保密工作事关重大。普查队在科研基地15楼建立涉密档案室，配备智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统及电子密码柜等，切实保障档案安全。
为加强档案安全保密体系建设，普查队以省测绘地理信息软硬件和数据安全检查与防控工作开展为契机，严格落实自然资源部相关要求，制定下发《测绘地理信息软硬件和数据安全检查与防控工作方案》，围绕测绘成果和涉密地理信息生产、处理、存储、保管、复制、转借、销毁等重点环节管理，以及涉密地理信息成果电子数据的存储、传输和使用等开展自查整改工作。
地质资料不仅是地勘单位重要涉密内容，而且是事关国家安全的重要基础资料。新时代，地勘单位加强保密安全工作责任重大，普查队将探索更加有效的措施，提高保密工作的安全系数。
立足长远规划 提升管理效能
数字档案是个大规模的信息集成管理系统，是一项长期工程，必须分步骤、分阶段稳步推进。
近年来，普查队将档案数字资源建设、数字档案“收、管、存、用”作为重点建设内容，立足长远规划，按照“存量档案数字化，增量档案电子化”要求，大力推进传统载体档案数字化，开展电子文件的归档、接收工作，为完善数字档案奠定基础。该队以数字档案建设为契机，认真梳理电子文件管理的标准和规范，研究确定各类电子文件归档范围和保管期限，明确电子文件归档和接收要求，保证归档或接收的电子文件齐全有序、命名科学、格式规范、元数据合理有效，实现完整齐全、标准规范的优质档案信息资源建设目标。按照《电子文件管理暂行办法》要求，该队档案部门、实体部门、业务科室共同积极参与电子文件归档工作，逐步形成了各相关部门齐抓共管的工作机制。
“纸笔千年会说话”，地质档案记录着地貌百态，也传承着地勘人“三光荣”“四特别”精神，是地质人的功勋印记。党的二十大对“数字中国”“智慧城市”建设作出部署，为档案工作实现数字化发展指明了方向，也为档案工作与信息技术深度融合提供了重要机遇和广阔舞台。普查队将紧密结合工作实际，以档案管理“六化”（资源系统化、管理现代化、业务精细化、管护安全化、服务多元化、保障常态化）为抓手，加强组织领导，进一步完善管理体系，配齐设施设备，促进档案信息资源开发利用，推进档案工作规范管理更上一层楼。
